KONSEP DASAR INFORMASI

1. Lingkungan Informasi

            Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M + 1I yang mencakup :

-          Manusia (sumber daya manusia atau SDM)

-          Material

-          Mesin

-          Modal

-          Informasi

Merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.

1.2. Data, Informasi dan Pengetahuan

1.2.1 Data

Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio dan video.

• Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
• Teks adalah sederetan huruf, angka dan simbol-simbol khusus (mis. + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual.
• Citra (Image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontgen, dan tanda tangan ataupun gambar yang lain.
• Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrumen musik, suara orang atau suara binatang, gemricik air, detak jantung.
• Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara.

1.2.2 Informasi

            McFadden, dkk(1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan yang menggunakan data tersebut.

Data seringkali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui proses transformasi data dibuat menjadi bermakna.

 Siklus informasi (Burch dan Grudnitski, 1989), yang menggambarkan pengholahan data menjadi informasi dan pemakaian informasi untuk mengambil keputusan, hingga akhirnya dari tindakan hasil pengambilan keputusan tersebut dihasilkan data kembali.

 

Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan “makna”, data tidak. Pengertian makna di sini merupakan hal yang sangat penting, karena berdasarkan maknalah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan seseorang lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.

Informasi itu sendiri memiliki ciri – ciri sebagai berikut (davis, 1999) :

1. Benar atau Salah ( dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan )
2. Baru ( informasi itu benar-benar baru bagi penerima )
3. Tambahan ( Informasi dapat memperbarui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada )
4. Korektif ( Informasi data digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar )
5. Penegas ( Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat )

1.2.3. Pengetahuan

            Pengetahuan adalah kombinasi dari naluri, gagasan, aturan, prosedur yang mengarahkan tindakan atau keputusan (Alter,1992). Sebagai gambaran, informasi yang dipadukan dengan pengalaman masa lalu dan keahlian akan memberikan suatu pengetahuan yang tentu saja memiliki nilai yang tinggi.

1.3. Hierarki Data

            Secara tradisional data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data, rekaman (record) dan berkas (file).

 

Elemen Data

Suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit data yang lain

Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan atribut

Rekaman

            Gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait

            Istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan baris

Berkas

            Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas, berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu subjek.

            Dalam sistem basis data, berkas mewakili komponen yang disebut tabel atau relasi.

Dalam komteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel membentuk sebuah basis data.

1.4. Karakteristik Data

            Data dan Informasi mempunyai banyak sifat. Istilah karakteristik data atau informasi biasa digunakan untuk menyatakan hal ini

1. Tipe Data

Masing-masing tipe data tentu saja memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Tipe data masing-masing memiliki fungsi untuk menyimpan bentuk data yang ingin disimpan.

2. Akurasi dan Presisi

Akurasi menyatakan derajat kebenaran terhadap informasi dan menentukan kehandalan atau reabilitas informasi. Informasi yang benar-benar bebas kesalahan dikatakan sangat akurat.

Adapun presisi berkaitan dengan tingkat kerincian suatu informasi.

3. Usia dan Rentang Waktu

Usia Informasi (age),  menyatakan lama waktu sejak informasi dihasilkan hingga saat sekarang.

Ketepatan waktu (timeless), menyatakan usia data yang sesuai dengan upaya pengambilan keputusan. Artinya informasi tersebut tidak usang / kadaluarsa ketika sampai ke penerima.

Rentang Waktu (time horizon) menyatakan selang waktu yang digunakan untuk mencakup data. Dalam hal ini, rentang waktu dapat beroperasi di masa lalu, masa sekarang, atau masa datang.

4. Tingkat Keringkasan dan Kelengkapan

Kadangkala informasi yang terlalu detail tidak memberikan yang lebih baik, tetapi malah sebaliknya, karena informasi semakin sulit untuk diserap dan dipahami. Selain itu, penerima informasi mungkin tak punya waktu banyak untuk melakukan interpretasi. Istilah Information Overload merupakan istilah yang ditujukan untuk menyatakan adanya informasi yang terlalu melimpah ruah dan membingungkan.

Hal yang terpenting, informasi harus diringkas agar sesuai dengan kebutuhan penerima informasi. Idealnya, informasi yang penting adalah haruslah lengkap (tidak ada yang hilang) sehingga dapat mengurangi faktor ketidakpastian.          

5. Kemudahan Akses

Agar informasi bisa diterima oleh pemakai dengan lancar, kemudahan akses terhadap informasi harus terjamin

6. Sumber

Sumber bersifat internal atau eksternal. Sumber internal berasal dari perusahaan itu sendiri, misalnya diperoleh dari sistem informasi. Sumber data eksternal berasal dari lingkungan.

Sumber informasi juga bisa bersifat formal dan informal. Sumber data formal diperoleh melalui sistem informasi, dokumen-dokumen yang dipublikasikan dan hasil pertemuan resmi. Sedangkan sumber informal diperoleh karena ada perbincangan tak resmi.

7. Relevansi dan Nilai

Relevan berarti bahwa informasi benar-benar memberikan manfaat bagi pemakai. Tentu saja, relevansi informasi untuk setiap pemakai berbeda-beda.

Nilai Informasi (Value Of Information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu Informasi dianggap bernilai kalau manfaatnnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.

1.5. Kualitas Informasi

            Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik. Dari sekian karakteristik yang telah dibahas, kualitas informasi sering diukur berdasarkan :

—  Relevansi

—  Ketepatan Waktu

—  Keakurasian